1. Inleiding
WorkChain B.V. respecteert jouw privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leggen wij uit:
- welke persoonsgegevens wij verzamelen
- waarom wij deze gegevens verwerken
- op welke wettelijke grondslagen wij ons baseren
- met welke partijen wij gegevens delen
- hoe lang wij gegevens bewaren
- hoe wij persoonsgegevens beveiligen
- welke privacyrechten je hebt
- hoe je contact met ons kunt opnemen
Deze privacyverklaring geldt voor:
- de website van WorkChain
- de mobiele WorkChain-app
- de WorkChain-accountomgeving
- WorkChain Payments
- de GEOS Academy
- het GEOS-certificeringstraject
- facturatie en betalingen via WorkChain
- communicatie met WorkChain
De AVG verplicht organisaties om duidelijk te informeren over wat zij met persoonsgegevens doen en waarom.
2. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
WorkChain B.V.
Benschopperweg 4
3401 BV IJsselstein
Nederland
KvK-nummer: 99727706
Website: https://workchain.nl
Support: support@workchain.nl
Privacyvragen: privacy@workchain.nl
WorkChain bepaalt voor de meeste verwerkingen binnen de website en app waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt.
Voor betalingsverificatie, identiteitscontrole en KYC-onboarding maakt WorkChain gebruik van Rootline en eventueel door Rootline ingeschakelde betaaldienstverleners.
WorkChain bewaart zelf geen kopieën van identiteitsdocumenten, volledige KYC-documentatie of volledige bankrekeningdocumentatie die rechtstreeks tijdens de Rootline-onboarding wordt aangeleverd.
Deze gegevens worden door Rootline of de betreffende betaaldienstverlener verwerkt volgens hun eigen privacyvoorwaarden en wettelijke verplichtingen.
3. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op:
- zelfstandig ondernemers die een WorkChain-account aanmaken
- gebruikers van de WorkChain-app
- deelnemers aan de GEOS Academy
- personen die een GEOS-certificering aanvragen of behalen
- gebruikers die via WorkChain facturen versturen of betalingen ontvangen
- contactpersonen bij opdrachtgevers
- bezoekers van de WorkChain-website
- personen die contact opnemen met WorkChain
- zakelijke partners en leveranciers
4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Welke gegevens wij verzamelen hangt af van de manier waarop je WorkChain gebruikt.
4.1 Account- en contactgegevens
Wij kunnen de volgende gegevens verwerken:
- voornaam
- achternaam
- e-mailadres
- telefoonnummer
- profielfoto, wanneer je ervoor kiest deze toe te voegen
- gebruikers-ID
- accountstatus
- datum en tijd van registratie
- datum en tijd van inloggen
- authenticatiegegevens, waaronder een technisch beveiligde wachtwoordhash
- voorkeursinstellingen binnen jouw account
WorkChain heeft geen toegang tot jouw leesbare wachtwoord.
4.2 Ondernemingsgegevens
Wij kunnen de volgende ondernemingsgegevens verwerken:
- handelsnaam
- KvK-nummer
- btw-identificatienummer
- branche of beroepsgroep
- bedrijfsadres
- rechtsvorm
- zakelijke contactgegevens
- informatie over jouw bedrijfsactiviteiten
- gegevens over jouw opdrachtgevers
- informatie over werkzaamheden die je uitvoert
- uurtarieven of vaste tarieven
- factuurbedragen
- inkomsten en omzet die via WorkChain worden geregistreerd
- betaalstatussen
- overige gegevens die je zelf aan jouw ondernemersprofiel toevoegt
4.3 Gegevens over opdrachtgevers
Wanneer je een opdrachtgever aan WorkChain toevoegt, kunnen wij verwerken:
- bedrijfsnaam
- naam van een contactpersoon
- e-mailadres
- telefoonnummer, indien toegevoegd
- bedrijfsadres
- KvK-nummer
- btw-nummer
- factuurgegevens
- betaalstatus
- communicatie over facturen en betalingen
Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat je persoonsgegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers rechtmatig aan WorkChain verstrekt.
4.4 Factuurgegevens
Wanneer je via WorkChain een factuur opstelt of verstuurt, kunnen wij verwerken en opslaan:
- factuurnummer
- factuurdatum
- omschrijving van de werkzaamheden
- aantal gewerkte uren
- uurtarief
- aantallen
- vaste bedragen
- bedrag exclusief btw
- btw-percentage
- btw-bedrag
- bedrag inclusief btw
- gegevens van de opdrachtgever
- factuur-pdf
- betaalstatus
- transactiereferentie
- datum van betaling
- platformkosten en servicekosten
- informatie over correcties
- informatie over terugbetalingen
- informatie over mislukte betalingen
De facturen en factuur-pdf’s worden binnen de WorkChain-omgeving opgeslagen.
4.5 Betalings- en verificatiegegevens
WorkChain kan vanuit Rootline beperkte informatie ontvangen die noodzakelijk is om de status van een betaling of verificatie binnen de app te tonen, zoals:
- Rootline-account-ID of merchant-ID
- verificatiestatus
- onboardingstatus
- betaalstatus
- transactiereferentie
- uitbetalingsstatus
- redenen waarom een verificatie nog niet is afgerond, voor zover Rootline deze informatie beschikbaar stelt
WorkChain ontvangt en bewaart zelf geen kopieën van identiteitsdocumenten of volledige KYC-documentatie die rechtstreeks bij Rootline wordt aangeleverd.
4.6 GEOS Academy- en toetsgegevens
Voor de GEOS Academy verwerken wij onder meer:
- welke modules je hebt gestart
- welke modules je hebt afgerond
- voortgang per module
- start- en voltooiingsdatum
- antwoorden op toetsvragen
- behaalde scores
- aantal toetspogingen
- geslaagde en niet-geslaagde toetsen
- datum en tijd van iedere toets
- versie van de gevolgde module
- versie van de toetsvragen
- digitaal geaccepteerde verklaringen
- eventuele aanvullende toelichtingen
4.7 Certificeringsgegevens
Voor de GEOS-certificering kunnen wij verwerken:
- certificeringsstatus
- certificaatnummer
- datum van afgifte
- vervaldatum
- datum van ondertekening
- kwalificatieniveau, indien van toepassing
- beroepsgroep of activiteitsomschrijving
- toetsresultaten
- beoordelingsresultaten
- certificaat-pdf
- status van de certificering, zoals actief, verlopen, geschorst of ingetrokken
- datum en resultaat van een APK of hercertificering, zodra deze functionaliteit wordt gebruikt
- redenen voor goedkeuring, afwijzing, schorsing of intrekking
- audit- en controlegegevens, indien een controle plaatsvindt
- verificatielogs
Het GEOS-certificaat is een ondersteunend bewijsstuk. Het geeft geen garantie dat de Belastingdienst, het UWV of een rechter een specifieke arbeidsrelatie als zelfstandige opdracht kwalificeert.
4.8 Documenten en uploads
Afhankelijk van de functionaliteiten die je gebruikt, kunnen wij documenten verwerken, zoals:
- facturen
- overeenkomsten
- KvK-documenten
- verzekeringsbewijzen
- zelfstandigheidsverklaringen
- certificaten
- bewijsstukken over ondernemerschap
- zakelijke documenten die je zelf uploadt
Wij gebruiken deze documenten uitsluitend voor de WorkChain-dienst waarvoor ze zijn aangeleverd, zoals certificering, administratie, facturatie, ondersteuning, controle of naleving van wettelijke verplichtingen.
4.9 Technische en gebruiksgegevens
Wanneer je onze website of app gebruikt, kunnen wij automatisch gegevens verwerken, zoals:
- IP-adres
- apparaatinformatie
- browsertype
- besturingssysteem
- appversie
- taalinstellingen
- schermresolutie
- sessie-ID
- datum en tijd van gebruik
- duur van een sessie
- bezochte pagina’s
- gebruikte functies
- klik- en navigatiegedrag
- foutmeldingen
- crashgegevens
- technische logbestanden
- download- en installatiestatistieken
4.10 Analyse- en marketinggegevens
Met jouw toestemming kunnen wij op de openbare WorkChain-website gebruikmaken van:
- Google Analytics
- Microsoft Clarity
- Meta Pixel
- campagne- en conversiemetingen
Hierbij kunnen onder meer worden verwerkt:
- pseudonieme identificatoren
- paginaweergaven
- sessiegegevens
- klikgedrag
- scrollgedrag
- apparaat- en browserkenmerken
- verwijzende websites
- campagnegegevens
- conversies, zoals een registratie of appdownload
Microsoft Clarity kan sessie-opnamen en heatmaps maken om te begrijpen hoe bezoekers de openbare website gebruiken.
Google Analytics mag geen rechtstreeks identificerende gegevens ontvangen, zoals namen, e-mailadressen of telefoonnummers.
Microsoft Clarity vereist in de EER een geldig toestemmingssignaal voor volledige werking van cookies en sessiefuncties.
Meta Pixel wordt pas geactiveerd nadat een bezoeker toestemming heeft gegeven voor marketingcookies.
Deze analyse- en marketingdiensten worden niet gebruikt op gevoelige onderdelen van de accountomgeving, zoals:
- facturen
- betalingen
- profielgegevens
- GEOS-toetsen
- certificeringsgegevens
- geüploade documenten
WorkChain verstuurt geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers, factuurgegevens of andere rechtstreeks identificerende informatie naar deze analyse- en marketingdiensten.
4.11 App Store- en Google Play-statistieken
WorkChain kan van Apple en Google geaggregeerde gegevens ontvangen over:
- downloads
- installaties
- appversies
- crashes
- apparaattypen
- gebruik van de app
Voor zover deze statistieken niet tot een individuele gebruiker kunnen worden herleid, zijn dit geen persoonsgegevens.
4.12 Communicatiegegevens
Wanneer je contact met ons opneemt, kunnen wij verwerken:
- jouw naam
- e-mailadres
- telefoonnummer
- inhoud van jouw bericht
- meegestuurde documenten of afbeeldingen
- datum en tijd van contact
- correspondentiegeschiedenis
- supportverzoeken
- klachten
- technische meldingen
5. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?
WorkChain verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden die noodzakelijk zijn voor het aanbieden, verbeteren en beveiligen van onze diensten.
Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor de volgende doeleinden.
5.1 Het aanmaken en beheren van een WorkChain-account
Wij verwerken persoonsgegevens om:
- een gebruikersaccount aan te maken
- jouw identiteit binnen het platform vast te leggen
- veilig inloggen mogelijk te maken
- jouw account te beheren
- jouw instellingen op te slaan
- ondersteuning te bieden
5.2 Het aanbieden van de GEOS Academy
Wij verwerken persoonsgegevens om:
- toegang te geven tot de GEOS Academy
- modules beschikbaar te stellen
- voortgang op te slaan
- toetsresultaten te registreren
- behaalde modules vast te leggen
- jouw voortgang tussen apparaten te synchroniseren
5.3 Het beoordelen van toetsen
Na iedere GEOS-module wordt automatisch beoordeeld of de gebruiker de minimale vereiste score heeft behaald.
Wanneer de minimale score niet wordt behaald, kan de gebruiker de toets opnieuw maken. Er geldt geen maximum aantal herkansingen.
De gebruiker ontvangt pas een GEOS-certificaat nadat alle vereiste modules succesvol zijn afgerond.
5.4 Het afgeven van een GEOS-certificaat
Wanneer aan alle certificeringseisen is voldaan verwerken wij persoonsgegevens om:
- een certificaat te genereren
- certificeringsgegevens op te slaan
- certificaten beschikbaar te stellen
- de certificeringshistorie vast te leggen
- de geldigheid van certificaten te beheren
5.5 Facturatie en betalingen
Wij verwerken persoonsgegevens om:
- facturen op te stellen
- facturen op te slaan
- facturen te versturen
- betalingen te registreren
- betaalstatussen te tonen
- platformkosten te verwerken
- administratieve verplichtingen na te komen
5.6 WorkChain Payments
Voor het verwerken van betalingen werken wij samen met Rootline.
Wij verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn om:
- de betaalstatus weer te geven
- de verificatiestatus weer te geven
- de gebruiker door het onboardingproces te begeleiden
Identiteitsdocumenten, KYC-documentatie en overige verificatiegegevens worden rechtstreeks door Rootline of haar betaaldienstverleners verwerkt.
5.7 Communicatie
Wij verwerken persoonsgegevens om:
- vragen te beantwoorden
- ondersteuning te bieden
- meldingen over jouw account te versturen
- serviceberichten te verzenden
- beveiligingsmeldingen te versturen
5.8 Pushmeldingen
Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven kunnen wij pushmeldingen versturen over onder andere:
- nieuwe facturen
- betalingen
- verificaties
- GEOS Academy
- certificeringen
- belangrijke accountmeldingen
- beveiligingsmeldingen
Je kunt pushmeldingen op ieder moment uitschakelen via de instellingen van jouw apparaat.
5.9 Nieuwsbrieven
Wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven kunnen wij nieuwsbrieven en andere commerciële communicatie versturen.
Deze kunnen onder andere betrekking hebben op:
- nieuwe functionaliteiten
- productupdates
- evenementen
- wijzigingen binnen WorkChain
- relevante informatie voor zelfstandig ondernemers
Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink in iedere e-mail of door contact met ons op te nemen.
5.10 Verbetering van onze diensten
Wij verwerken gegevens om:
- fouten op te lossen
- prestaties te verbeteren
- nieuwe functies te ontwikkelen
- gebruiksvriendelijkheid te verbeteren
- beveiliging te verhogen
- misbruik te voorkomen
5.11 Analyse en marketing
Met jouw toestemming gebruiken wij analyse- en marketingdiensten om:
- het gebruik van onze website te analyseren
- campagnes te meten
- advertenties te verbeteren
- conversies te meten
- onze dienstverlening verder te ontwikkelen
Waar wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
6. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
WorkChain verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op één of meer van de volgende grondslagen.
6.1 Uitvoering van een overeenkomst
Wij verwerken persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om onze overeenkomst met jou uit te voeren.
Hieronder vallen onder meer:
- accountregistratie
- GEOS Academy
- certificering
- facturatie
- betalingen
- ondersteuning
6.2 Wettelijke verplichting
In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht persoonsgegevens te verwerken.
Hieronder vallen onder meer:
- fiscale bewaarplichten
- administratieve verplichtingen
- fraudepreventie
- wettelijke verzoeken van bevoegde autoriteiten
6.3 Gerechtvaardigd belang
Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van WorkChain, zoals:
- beveiliging
- fraudepreventie
- verbetering van onze diensten
- netwerk- en systeembeveiliging
- het beschermen van onze rechten
Wij maken daarbij altijd een zorgvuldige belangenafweging.
6.4 Toestemming
Voor bepaalde verwerkingen vragen wij vooraf toestemming.
Dit geldt bijvoorbeeld voor:
- nieuwsbrieven
- marketingcookies
- Microsoft Clarity
- Google Analytics
- Meta Pixel
- pushmeldingen wanneer daarvoor toestemming vereist is
Je kunt jouw toestemming op ieder moment intrekken.
7. Geautomatiseerde besluitvorming
Voor de beoordeling van de GEOS Academy maakt WorkChain gebruik van geautomatiseerde verwerking.
De toetsresultaten worden automatisch beoordeeld aan de hand van de vooraf vastgestelde beoordelingscriteria.
Een gebruiker ontvangt uitsluitend een GEOS-certificaat wanneer alle verplichte modules succesvol zijn afgerond en de vereiste toetsscores zijn behaald.
Wanneer een gebruiker niet slaagt voor een toets, wordt geen certificaat afgegeven. De gebruiker kan de betreffende toets onbeperkt opnieuw afleggen totdat de vereiste score is behaald.
Er worden geen volledig geautomatiseerde besluiten genomen die zelfstandig rechtsgevolgen hebben of gebruikers op andere wijze aanzienlijk treffen zonder dat zij de mogelijkheid hebben de toets opnieuw af te leggen of aanvullende ondersteuning te krijgen.
8. Met wie delen wij persoonsgegevens?
WorkChain verkoopt jouw persoonsgegevens nooit aan derden.
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van onze diensten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer jij hiervoor toestemming hebt gegeven.
Afhankelijk van jouw gebruik van WorkChain kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met de volgende categorieën van partijen.
8.1 Rootline Payments
Voor de verwerking van betalingen, onboarding van betaalaccounts en verificatie werkt WorkChain samen met Rootline.
Rootline verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor betalingsverwerking, verificatie en naleving van wettelijke verplichtingen, waaronder Know Your Customer (KYC)-controles.
WorkChain ontvangt geen kopieën van identiteitsdocumenten of volledige KYC-documentatie die rechtstreeks bij Rootline wordt aangeleverd.
8.2 Hosting- en cloudproviders
Voor het aanbieden van onze diensten maken wij gebruik van professionele cloud- en hostingdiensten, waaronder:
- Supabase
- Vercel
- Railway
- DigitalOcean
Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend namens WorkChain en uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor het leveren van hun diensten.
8.3 E-maildiensten
Voor het verzenden van e-mails maken wij gebruik van Mailgun.
Hieronder vallen onder meer:
- accountverificatie
- wachtwoordherstel
- beveiligingsmeldingen
- serviceberichten
- certificeringsmeldingen
- factuurmeldingen
- nieuwsbrieven waarvoor toestemming is gegeven
8.4 Analyse- en marketingdiensten
Met toestemming kunnen wij gebruikmaken van:
- Google Analytics
- Microsoft Clarity
- Meta Pixel
Deze diensten helpen ons onze website te verbeteren, campagnes te analyseren en inzicht te krijgen in het gebruik van onze diensten.
Wij sturen geen rechtstreeks identificerende persoonsgegevens, zoals namen, e-mailadressen of telefoonnummers, naar deze analyse- en marketingdiensten.
8.5 Wettelijke verplichtingen
Wij kunnen persoonsgegevens delen wanneer:
- wij daartoe wettelijk verplicht zijn
- een bevoegde toezichthouder hierom verzoekt
- dit noodzakelijk is voor een gerechtelijke procedure
- dit noodzakelijk is om fraude, misbruik of beveiligingsincidenten te voorkomen of te onderzoeken
9. Internationale doorgifte van persoonsgegevens
WorkChain probeert persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor passende waarborgen gelden overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses of een geldig adequaatheidsbesluit.
10. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
In het algemeen hanteren wij de volgende bewaartermijnen.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Zolang het account actief is |
| Facturen en administratieve gegevens | Minimaal 7 jaar |
| GEOS-certificeringsgegevens | Zolang noodzakelijk voor certificering en eventuele hercertificering |
| Supportverzoeken | Maximaal 5 jaar |
| Logbestanden | Maximaal 24 maanden |
| Nieuwsbriefgegevens | Tot uitschrijving |
| Marketing- en analysecookies | Volgens de ingestelde cookieperiode |
Wanneer een gebruiker zijn account verwijdert, verwijderen of anonimiseren wij persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn, tenzij wij deze op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren.
11. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
WorkChain neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.
Wij maken onder meer gebruik van:
- beveiligde HTTPS-verbindingen
- versleutelde opslag waar passend
- toegangscontrole
- authenticatie
- logging
- beveiligde cloudinfrastructuur
- periodieke software-updates
- monitoring van beveiligingsincidenten
Hoewel wij passende beveiligingsmaatregelen treffen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.
12. Cookies
WorkChain maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.
Wij gebruiken:
- noodzakelijke cookies
- analytische cookies
- marketingcookies
Voor analytische en marketingcookies vragen wij, waar wettelijk vereist, vooraf toestemming.
Meer informatie hierover is opgenomen in onze Cookie Policy.
13. Jouw privacyrechten
Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten.
Je kunt onder meer verzoeken om:
- inzage in jouw persoonsgegevens
- correctie van onjuiste gegevens
- verwijdering van persoonsgegevens
- beperking van verwerking
- overdraagbaarheid van gegevens
- bezwaar tegen verwerking
- intrekking van eerder gegeven toestemming
Wanneer je gebruik wilt maken van één van deze rechten kun je contact opnemen via privacy@workchain.nl.
Wij reageren in beginsel binnen één maand.
14. Account verwijderen
Je kunt verzoeken jouw WorkChain-account te laten verwijderen.
Na ontvangst van een geldig verzoek zullen wij persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren voor zover deze niet langer noodzakelijk zijn.
Gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt, zoals facturen en administratieve gegevens, blijven gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard.
15. Wijzigingen
WorkChain kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen.
Wanneer een wijziging belangrijk is, zullen wij gebruikers hierover informeren via de website, de app of per e-mail.
De meest recente versie is altijd beschikbaar via https://workchain.nl/privacy-policy.
16. Contact
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.
WorkChain B.V.
Benschopperweg 4
3401 BV IJsselstein
Nederland
Website: https://workchain.nl
Support: support@workchain.nl
Privacy: privacy@workchain.nl
17. Klachten
Wanneer je van mening bent dat WorkChain jouw persoonsgegevens niet zorgvuldig verwerkt, horen wij dit graag zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen.
Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Meer informatie is beschikbaar via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Vragen over dit document?
Neem contact met ons op via support@workchain.nl, of privacy@workchain.nl voor privacyvragen. WorkChain B.V., KVK: 99727706.